Gestion de l’intérim : les bénéfices de la dématérialisation des processus RH
En entreprise, la gestion du personnel intérimaire est constituée d’un certain nombre de tâches administratives répétitives et chronophages. A cela s’ajoute un volume de données important à contrôler et de contraintes réglementaires à intégrer. Les défis que doivent relever les entreprises utilisatrices d’intérim rejoignent ceux relevés dans l’étude CXP sur les enjeux et priorités SIRH des entreprises en 2018, à savoir : améliorer la productivité des services RH, la fiabilité des données RH et respecter la conformité règlementaire.
La dématérialisation allège la charge des tâches administratives
Les processus régissant la gestion de l’intérim implique notamment l’échange de nombreux documents tels que contrats, relevés d’heures, factures…etc. Ces documents transitent bien souvent dans différents services auprès de différents interlocuteurs.
La digitalisation des processus documentaires, par l’enregistrement et l’envoi automatique des données aux interlocuteurs concernés fait gagner un temps précieux en évitant les saisies multiples. Une plateforme comme PilOTT s’interface facilement avec d’autres plateformes SIRH. Par exemple, elle permet aux entreprises dotées d’une GTA (logiciel de Gestion des Temps et des Activités) de récupérer les heures validées dans la GTA, avant de les transmettre valorisées aux différents fournisseurs d’intérim.
Au-delà des gains de productivité, la dématérialisation, à travers l’automatisation des processus, fiabilise l’information reçue par l’entreprise.
La dématérialisation fluidifie les process et fiabilise les données
La corrélation entre données RH et les autres données constitue un besoin majeur pour près de la moitié des décideurs RH, selon une étude MARKESS*. Cette corrélation est d’autant plus un enjeu dans le cadre du recours à l’intérim où les échanges sont nombreux et les risques accrus.
Pour répondre à cet enjeu, la dématérialisation des documents doit d’être intégrée à une plateforme unique qui gère l’ensemble des processus documentaires. Une solution comme PilOTT permet d’optimiser tout le processus de gestion administrative, de l’expression du besoin au contrôle de la facturation.
Full web, PilOTT permet de fluidifier les échanges entre les différents métiers impliqués dans le process de gestion en leur fournissant un accès immédiat à des informations actualisées afin qu’ils puissent piloter au quotidien l’activité et prendre les bonnes décisions. Toutes les données sont archivées de manière sécurisée.
La dématérialisation sécurise les process et limite le risque juridique
Selon la même étude MARKESS, la sécurité des informations et la traçabilité des flux documentaires est une préoccupation majeure pour 1 décideur sur 2. L’automatisation via des plateformes de dématérialisation comme PilOTT, garantit la traçabilité des échanges et le contrôle du cycle de vie des documents, notamment par la signature électronique.
L’intérêt de l’automatisation des processus documentaires ne réside pas seulement dans la traçabilité des échanges, mais aussi, dans la limitation du risque juridique.
L’environnement législatif du travail temporaire demeurant assez strict, un outil de gestion doit pouvoir proposer un système de contrôle avec des alertes qui se créent grâce aux données collectées et reliées entre elles au niveau de points sensibles en matière de réglementation tels que les délais de carence, la durée des contrats…etc. Les alertes facilitent le contrôle et permettent d’effectuer des ajustements rapidement.
La fonction RH voit régresser son rôle de gestionnaire administratif. Celle-ci s’appuie donc de plus en plus sur les nouvelles technologies pour couvrir ses besoins et l’aider à mieux piloter sa stratégie. Les nouveaux outils de gestion dématérialisée sont de véritables atouts dans un contexte d’évolution profonde du métier.
*étude MARKESS 2018 : « Les 4 dimensions clés de la gestion des données RH »